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Zoom会議を行う上で欠かせないのが「ホスト」の存在です。

ホスト?

そうです。ホストがいないとZoomミーティングを行うことができません。
なぜそう言えるのか?

ホストの行える操作から見ていきましょう。

ホストの行える操作について

責任感を持っている男性Zoomのミーティングを主催し開始した人が基本的にまず「ホスト」になります。
つまりこの開かれたミーティングルームの操作は「ホスト」がすべて行うことができます。
なので、ミーティングルームへの待機室からのメインセッションへの入場許可をすることも、
ミーティングルーム全体を終わらせることもできます。

ですから「ホスト」の役割は非常に重要です。

ミーティング中に出来る「ホスト」の操作は・・・
・待機室からの入室許可
・画面の共有
・ブレイクアウトルームを作成・招待
・他の出席者へマイクの消音要求
・ミーティングルームの終了
などなど

ミーティング全体を見守っていると言っても過言ではありません。
なので、「ホスト」の役割を担当する人は重要です。
また、「ホスト」役割はミーティング主催者以外の人に割り当てることも可能です。
ですから、「Zoom」の操作について信頼できる人を「ホスト」に割り当てることができます。

ミーティングルームを開く人は、その会議自体の主催者である場合が少なくありません。
なので、主催者はご自身がメインで話したり、参加者の話を聞くことでミーティング全体を主催することが多いと思います。
そうなりますと、他の「Zoom」の操作を行うとが難しくなるかもしれません。
特にミーティング自体の内容に集中して深入りしてしまうと、基本的なマイクのオン・オフの管理やビデオの表示などの音響設備を管理するということが難しくなると思います。

そのような時に使える更に使えるZoomの機能が「共同ホスト」の役割を割り当てる事です。

「共同ホスト」の機能

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PCを操作している男性

「ホスト」よりも出来ることには制限がありますが、ミーティングを進めていく上では「共同ホスト」は十分な操作が可能です。しかも、「共同ホスト」一人ではなく何人かに引き受けてもらうことができます。
「共同ホスト」にはある程度「Zoom」の操作についてある程度の経験がある人のほうが安心です。
それで、Zoomミーティングに参加する出席者の中でパソコンやタブレットに詳しい出席者には、事前にZoomの操作を練習してもらうことも出来るかもしれません。

「Zoom」は無料でインストールして練習することも出来るので、準備をしてもらっているとビデオ会議は万全ですね。それで、Zoomミーティング内に一人の「ホスト」と数名の「共同ホスト」を割り当てておくなら、ミーティング中になにかトラブルが起きても、「ホスト」一人で対応するのではなく、「共同ホスト」も共に対処することができます。「チャット機能」などを用いてミーティング内の現状を共に把握することができます。

まとめ

プレゼンしている男性

Zoomにおいて「ホスト」の役割は非常に重要です。
ミーティングをスムーズに行えるかどうかは「ホスト」にかかっています。
トラブルが起きても素早く対応するためにも「ホスト」は重要です。
「共同ホスト」の助けを得てミーティングをより快適な状態に保てるようにしましょう。

実際の会議でも司会進行を行う人と、音楽を流したりマイクの設置、設定を行う人はそれぞれ違う人が行う場合が多いのではないでしょうか。一人で全部行うには限界がありますね。

Zoomの機能も今後のアップデートで変わっていくこともあります。
それで最新情報をよくチェックして新しい操作にいつもついていけるよう心がけたいものです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

参考記事
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
画像
https://www.photo-ac.com