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ヒント7 参加者をミュートする

誰かがミュートするのを忘れたり、マイクがバックグラウンドノイズを拾ってミーティ
ングが中断されたりすることがあります。Zoomでは、ボタン1つで参加者全員をミュ
ートにすることで、この問題を解決できます。さらにセキュリティを強化するために、
参加者が⾃分でミュート解除できる機能を無効にすることもできます。ミーティングを
再びインタラクティブなものにしたいときに、「すべての参加者のミュートを解除」ボ
タンを押すか、参加者のミュートを解除することができます。

参加者の発言を補助することにより、円滑にミーティングをすすめることが出来ます。
Zoomの特徴として、参加者のどのマイクかが話し出して反応すると、その参加者の声がメインとして扱われることになります。
そうなると、本来のミーティングの話し手が話している最中なら、ミーティング自体を止めてしまうことになりかねません。
参加者自身も無意識に発言した後ミュートに戻すのを忘れてしまっていることもあるので、ミュートの解除を促すことが出来ますね。

ヒント8 注釈機能を無効にする

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画⾯共有やミーティング中のチャット時など、注釈機能は素晴らしいツールになりま
すが、必要でないときは、いたずらの機会にもなりえます。Zoomでは、不要な注釈
を避けるために、ミーティングの主催者は、画⾯共有中、参加者全員が注釈できない
ように設定することができます。この機能は、ミーティング全体に対して注釈機能を
無効にすることも、⼀時的に無効にすることもできます。

画面共有などの全体に情報を提供したい時に便利な機能です。ですので画面共有などの注釈機能を使う際には、その資料を集中して閲覧してほしいものです。画面共有中に他の人が操作することになると、ミーティング自体の進行の妨げになりかねません。
一時的に制限をかけて、その後また制限を外すことにより、参加者の発言をコントロールすることが出来ます。

ヒント9 共同ホストの設定

ミーティング中、ミーティングの実施、参加者の管理に協⼒が必要な場合は、信頼で
きるミーティング参加者を共同ホストに昇格させることで、ミーティングの開催者⾃
⾝と同じ権限と制御機能を共同ホストにも付与することができます。

共同ホストの機能がついてから、ホストはとても楽になりました。ホスト一人で気配りをしていると、ミーティング自体の内容が入ってきません。
共同ホストを設定し、Zoomの操作に慣れている担当者に割り当てることで、責任を補い合う備えをすることが出来ます。

共同ホストのおかげで、ミーティング自体に救われたことが何度もありましたね。自分ひとりで抱え込むことなくミーティング自体を楽しむためにも、共同ホストを割り当てておくことが出来ます。

ヒント10 参加者の削除

上記のヒントに沿って設定していけば、不要な参加者がミーティングに参加してく
ることはないと思いますが、もし、ミーティング開始後に、参加者をミーティング
から退場させる必要がある場合は、削除することができます。また、⼀度削除され
た参加者の再参加を許可しないように選択することもできます。

これは最後の手段ですね。参加者自身が意図せず削除させられるわけですから、基本的には使うことはないと思います。
しかし、Zoombombingのように招かれざる客が侵入してきた場合には威力を発揮します。強制退去ということになりますからね。
あまりにもミーティングを妨害しようとするような参加者がいる場合でも、できるだけ話し合って解決したいと思います。

<まとめ>

いかがでしたか?
3階に分けてZoomのセキュリティについて考えることが出来ました。
Zoomミーティングを使用する方々それぞれのセキュリティの意識の問題でもあると思います。
この10のヒントをよく理解するならホストであってもそうでなくても楽しいZoomミーティングを行えるはずです。
ではZoomの特性を理解しミーティング進行妨げることなく楽しいZoomライフを!!

最後まで読んでいただきありがとうございました。